経費精算システムを入れても楽にならない理由

「うちもクラウドの経費精算にした」。そう言った翌月も、現場は同じ顔をしています。スマホで申請できるようになった。それでも、思い出し入力と承認待ちは残っています。

理由は単純です。従来の経費SaaSは、紙やExcelの工程をデジタルに写しただけだからです。社員が申請し、上長が承認し、経理が確認する。ミスがあれば差戻し。チェックが必要な設計のままでは、チェック業務は消えません。

比較サイトが並べる機能一覧——OCR精度、交通系IC連携、会計ソフト連携——は、この構造を変えません。便利にはなります。しかし「発生した申請を処理する」前提が残る限り、月末の負荷の形は同じです。

置き換えるべきなのは製品名ではなく、前提です。予定と実績がカレンダーに残り、レシートがそこに紐づくなら、あとから思い出す工程はいりません。確認と例外だけが残る。これが「業務を発生させない」考え方です。

ツール選定で疲弊している社長ほど、機能比較の前に「その製品は申請業務を残しますか、消しますか」と聞いてください。残すなら、楽になる上限は見えています。